Цифровой документооборот для компании- крупнейшего производителя алкогольных напитков

Цифровой документооборот для компании- крупнейшего производителя алкогольных напитков: как мы автоматизировали ключевые процессы

О заказчике и проблеме

Компания - один из крупнейших производителей алкогольных напитков, стремится к цифровой трансформации и повышению эффективности внутренних процессов. Инициатором проекта стал генеральный директор, который видел стратегическую перспективу в переходе на электронный документооборот, включая кадровые документы.

Проблема заключалась в том, что исторически сложившиеся процессы взаимодействия между службами и исполнителями нуждались в пересмотре. Возникала потребность в унификации алгоритмов обработки документов, что вызывало конфликты интересов. Необходимо было найти компромисс и выработать решения, удовлетворяющие всех участников процесса.

Компания выбрала нашу команду для реализации проекта, так как у нас уже был успешный опыт работы  по внедрению решений на платформе SAP ERP и SAP Cloud Platform.

Цели и задачи проекта

Основные цели проекта:

• Автоматизация управления документами с минимизацией бумажного документооборота.

• Внедрение электронной подписи (ЭП) для удобного хранения и подписания документов.

• Реинжиниринг бизнес-процессов управления документами и приведение их в соответствие с глобальными стандартами компании.

Ограничения по времени отсутствовали, так как проект носил внутренний характер и не зависел от требований партнеров или законодательства. Бюджет был определён после детального обследования требований, что позволило избежать финансовых конфликтов между Заказчиком и Исполнителем и разрастания функционального объема проекта.

Основные функции и процессы, подлежащие автоматизации:

1. Согласование контрагентов.

2. Обработка документов, которые были разделены на четыре группы:

• Договорные документы.

• Закрывающие документы от поставщиков.

• Прочие внутренние и внешние документы.

• Кадровые электронные документы (КЭДО).

Технологическое решение

Для автоматизации документооборота было выбрано решение 1С.Документооборот 3.0 на платформе 1С:Предприятие 8.3. Это было обусловлено несколькими факторами:

• Компания уже использовала 1С:Зарплата и управление персоналом, а также планировала переход с SAP ERP на решения 1С.

• Требование заказчика предусматривало возможность работы с СЭД с мобильного телефона, что обеспечивалось мобильной версией 1С.Документооборот 3.0.

Несмотря на широкий функционал платформы, требовались программные доработки, среди которых:

• Гибкая система управления полномочиями.

• Модификация интерфейса: настройка разделов и визуального оформления.

• Разработка дополнительных справочников и накопительных реестров данных.

Процесс разработки

Проект был реализован поэтапно:

1. Запуск работы с договорными документами.

2. Подключение закрывающих документов.

3. Внедрение прочих документов (приказы, служебные записки, заявки, акты, претензии, рекламные макеты и др.).

4. Финальный этап – кадровый электронный документооборот (КЭДО).

С момента согласования требований до последнего релиза прошло 10 месяцев. В ходе реализации возникли сложности:

• Высокие требования к автоматизации без компромиссов.

• Необходимость постоянных корректировок – 70% документов изменилось во время тестирования, еще 10% – в первые 6 месяцев эксплуатации.

• Требование гибкости системы, способной адаптироваться к изменениям без разрушения архитектуры.

Результаты и выгоды

Проект завершился успешно, обеспечив:

• Практически полный отказ от бумажного документооборота в ключевых процессах.

• Существенное снижение времени обработки документов.

• Упрощение взаимодействия между отделами.

• Повышение прозрачности процессов и снижение риска ошибок.

Метрики успеха включали сокращение времени согласования документов и снижение затрат на их обработку. Заказчик дал положительную обратную связь, отметив удобство работы с системой и гибкость решения.

Масштабируемость и поддержка

После внедрения проекта была организована техническая поддержка и обучение сотрудников. Система имеет потенциал для масштабирования на другие бизнес-процессы.

Заказчик уже выразил интерес к дальнейшему развитию функционала, что свидетельствует о высокой ценности внедренного решения.