Эффективный документооборот критически важен для стабильной работы крупного предприятия. Наш заказчик – производитель хлебобулочных изделий (наименование организации скрыто в рамках NDA) столкнулся с несоответствием между фактическими отгрузками и данными учетных систем. Причиной стали задержки или потери Универсальных передаточных документов (УПД) со стороны транспортных компаний и торговых сетей. Для устранения этой проблемы была внедрена роботизированная система сверки документов на базе PIX RPA, которая повысила точность учета и ускорила бизнес-процессы.
Клиент: Производитель хлебобулочных изделий
Период реализации: с ноября 2023 года по настоящее время
Многие склонны считать, что процессы отгрузки и документооборота в крупных организациях просто не могут не быть отлаженными и надежными. Однако даже в таких случаях случаются сбои. Производитель хлебобулочных изделий столкнулся с ситуацией, когда данные учетных систем не совпадали с фактическими отгрузками продукции. Причиной стали потери или несвоевременный возврат Универсальных передаточных документов (УПД) со стороны транспортных компаний и торговой сети. Это приводило к затруднениям в учете и замедляло процесс закрытия отчетных периодов, создавая дополнительную нагрузку на сотрудников
Задача
Необходимо было устранить несоответствия между фактическими отгрузками продукции и данными учетных систем. Компании требовалось решение для автоматизации сверки УПД, позволяющее оперативно выявлять и устранять расхождения в документообороте.
Решение
Для решения этой задачи было принято решение внедрить роботизированную автоматизацию процесса сверки статусов УПД с использованием RPA-платформы PIX RPA.
В рамках проекта был разработан программный робот, который интегрировался с системой электронного документооборота (ЭДО). Робот автоматически формирует перечни документов по различным критериям:
-
Невернувшиеся документы
-
Непринятые документы
-
"Потерянные" документы
-
Полученные отчёты оперативно направляются ответственным сотрудникам для детальной проработки каждого случая.
-
Результаты
-
Внедрение программного робота позволило достичь значительных улучшений в работе компании:
-
-
Экономия времени: Сотрудники больше не тратят время на ручное формирование отчетов для взаимодействия с контрагентами.
-
Исключение ошибок: Автоматизация процесса снизила риски ошибок, связанных с человеческим фактором.
-
Повышение точности: Существенно выросла точность учета первичных бухгалтерских документов.
-
-
Ускорение процессов: Процесс закрытия отчетных периодов стал быстрее и эффективнее
Выгоды для клиента
- Оптимизация бизнес-процессов: Сокращено время на рутинные операции.
-
Повышение прозрачности документооборота: Быстрая идентификация проблемных документов.
-
Минимизация финансовых рисков: Своевременное выявление и устранение ошибок в документообороте.
Автоматизация сверки документов с помощью робота на базе PIX RPA позволила клиенту не только устранить проблему с УПД, но и значительно повысить общую эффективность бизнес-процессов.
Если ваша компания сталкивается с аналогичными задачами, мы готовы предложить эффективные решения по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.